U skladu sa strateškom odlukom digitalizacije rada, Grad Karlovac nastavlja s unapređenjem poslovnih procesa i uvodi nova digitalna rješenja. Time povećavamo transparentnost rada, produktivnost i smanjujemo troškove svih sudionika u procesu. Nakon uvođenja digitalnih rješenja za poduzetnike, poljoprivrednike, upise djece u vrtiće, javne nabave i svakodnevne komunikacije s građanima putem virtualnog pomoćnika, uvedena je aplikacija SOM sport putem koje će se vršiti kontrola trošenja namjenskih sredstava iz gradskog proračuna izdvojenih za razvoj i poticanje sportskih aktivnosti – aplikacija SOM sport. Aplikacija će unaprijediti poslovni proces dodjele, isplate i dokumentiranje namjenskog trošenja proračunskih sredstava, a ujedno bitno olakšava rad sportskim klubovima u provođenju njihovih administrativnih poslova.
Prije uvođenja aplikacije svaki sportski klub nakon što je dobio proračunska sredstva morao je čuvati sve vezane račune u fizičkom obliku cijelu godinu te ih na kraju godine dostaviti Karlovačkoj športskoj zajednici. Referenti u KŠZ-u nakon toga povezivali su sve račune sa stavkama dodijeljenih sredstava, odobravali i na kraju zbrajali. Ako je sve u redu smatralo se da je klub opravdao sredstva, međutim problem kod ovakvog načina rada je da svi računi nisu stizali istovremeno. Neispravni računi i izvještaji vraćali su se poštom klubovima što je dodatno produžavalo vremenske rokove i opterećivalo proces i sudionike. Posljedica takvog procesa bila je i nedovoljna transparentnost s obzirom da je sva dokumentacija arhivirana u papirnatom obliku, odnosno nedovoljno dostupna u odnosu na digitalne procese u koje je uvid brz i jednostavan.
Nakon uvođenja aplikacije SOM, nakon što se klubu odobre namjenska sredstva iz Proračuna Grada Karlovca iznosi se unose u aplikaciju, a po potrošnji sredstava za odobrenu svrhu klub mora priložiti račun putem aplikacije SOM. Referenti Karlovačke športske zajednice ih provjeravaju i potvrđuju (ili ne, ako nisu ispravni). Nakon toga smatra se da je klub opravdao način trošenja sredstava.
Prednosti ovakvog načina rada su slijedeći: klubovi ne moraju skupljati i čuvati račune cijele godine u fizičkom obliku, već ih prilože u aplikaciju (u digitalnom obliku) čim nastane trošak, Klubovi trenutno znaju je li račun prihvaćen ili odbijen, odnosno kako su utrošena sredstava. Nadalje, arhiva je digitalna i ne zauzima fizički prostor, digitalni poslovni proces nema fizičkog kontakta što je trenutno vrlo bitno s obzirom na COVID19, tu su i brži i lakši poslovni procesi za zaposlenike KŠZ-a, a korisnici (sportske udruge i kulturno umjetnička društva) imaju 0-24 pregled aktualnog stanja (uplaćeni iznos, opravdani iznos i ostala statistika)
SOM aplikacija ima dodatnu vrijednost za sportske klubove jer im omogućuje: praćenje naplate sportske/klupske članarine, izrada uplatnica, slanje uplatnica članovima e – poštom, online plaćanje i digitalni registar članova i članica, također i digitalnu evidenciju dolazaka na treninge (bitno i zbog pandemijskih mjera). Aplikacija je besplatna za sve klubove, a dostupna i putem mobitela.
Svi klubovi kojima KŠZ doznačuje sredstva obavezni su je koristiti.
U tijeku je edukacija 80-ak predstavnika sportskih klubova za korištenje aplikacije, ona je izravni rezultat Strategije pametnog grada i Strategije sporta Grada.
-Naši sportski klubovi svojim radom oplemenjuju naš grad. Nova aplikacija pomoći će im lakše obavljanje administrativnih poslova, ali i precizne i transparentne informacije s kojima ćemo kvalitetnije upravljati procesima u sportu na tragu nove Strategije razvoja sporta grada Karlovca. Ona će klubovima bitno pojednostaviti rad, no i omogućiti da na efikasan način prikupe dodatne informacije o svom radu i kvalitetno usmjere proračunska sredstva kojima raspolažu. To će ujedno i nama u gradskoj upravi i stručnim službama biti odličan alat da zajedno s klubovima planiramo razvoj sporta u Karlovcu- komentirao je gradonačelnik Damir Mandić novu digitalnu aplikaciju koju je osigurao za sportske klubove Grad Karlovac.
Putem aplikacije klubovi mogu voditi i preciznu statistiku koliko koji klub ima sportaša, njihovu dob i spol i slično na osnovu čega će se efikasnije planirati financiranje, ali i daljnje aktivnosti. Klubovi će moći u svakom trenutku znati što i kako rade njihovi treneri, sportaši i kako se troši novac iz proračuna i od članarina. Aplikacija SOM Sport je u potpunosti razvijena i osmišljena u RH. (Grad Karlovac)
