Iako je pozitivna činjenica da gradovi prepoznaju potrebu za digitalizacijom poslovanja te su se odlučili za uvođenje raznih digitalnih alata, nije pohvalno što je poticaj koji je pružila kriza uzrokovana COVID – 19 virusnom bolešću uglavnom ostao u domeni “preživljavanja krize”, dakle premošćivanja situacije, bez jače digitalizacije koja bi dugoročno očvrsnula gradove za funkcioniranje u digitalnoj formi. Nadamo se da će ova kriza ipak biti podstrekom za jaču transformaciju načina poslovanja koja će u dugoročno promijenjenim uvjetima za koje vjerujemo da ostaju realitet rada biti nužna’, ističe u analizi podataka direktorica za pametnu upravu u Apsolonu Ivana Novoselec.

 U suradnji s tvrtkom Apsolon d.o.o. od 30. ožujka 2020. do 27. travnja 2020. godine proveli smo istraživanje o digitalizaciji te organizaciji rada gradova tijekom COVID – 19 krize. Cilj istraživanja bio je utvrditi koje metode i procese gradovi već koriste te koje su uveli kako bi osigurali kontinuitet pružanja svojih usluga prema građanima i redovno obavljanje svakodnevnog poslovanja. Istraživanje je provedeno putem on-line anketnog upitnika poslanog na e-mail adrese gradova koji se sastojao od deset pitanja. Od ukupno 127 gradova, anketni upitnik popunilo je njih 57 što iznosi 44,9%.

Za potrebe istraživanja, gradovi su podijeljeni u tri kategorije: gradovi sa više od 50.000 stanovnika (“veliki” gradovi), gradovi sa 10.000 do 50.000 stanovnika (“srednji” gradovi) i gradovi sa manje od 10.000 stanovnika (“mali” gradovi). Iz kategorije “velikih” gradova zaprimljeno je pet odgovora, iz ostale dvije kategorije po 23 odgovora, a šest se nije izjasnilo iz kojeg grada dolaze te nisu raspoređeni u navedene kategorije. Dakle, više od 80% odgovora zaprimljeno je iz kategorije malih i srednjih gradova.

Rezultati anketnog upitnika promatrani su kroz dva osnovna područja:

  1. Djelatnici i svakodnevna kolaboracija u radu,
  2. Usluge za građane i komunikacija s građanima.

Većina gradova, njih 91.2%, uslijed krize omogućilo je zaposlenicima rad od kuće, 1.8% gradova uvelo je rad u dvije smjene, 3.5% omogućili su ostale načine rada (npr. zaposlenici su podijeljeni u dvije skupine od kojih jedna radi dva tjedna dok druga koristi godišnji odmor te se nakon dva tjedna zamjene) dok njih 3.5% nije omogućilo takav oblik rada.

Što se tiče kolaboracije između zaposlenika, 72% gradova (66,7% već od prije krize) u svom poslovanju koristi zajedničke mape u oblaku ili DMS sustave (Cloud, SharePoint, G Drive i slično) za razmjenu podataka i upravljanje dokumentima, a osim službenih kanala za komunikaciju, 75.5% gradova koristi se i alatima za video komunikaciju (Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom i slično) no većina ih je navedene alate u poslovanje uvela tijekom krize (54.4%). Platforme za grupnu razmjenu poruka (WhatsApp, Viber, Slack i slično) ne koristi njih 12,3%. Ono što je potrebno izdvojiti, čak 80.7% gradova ne koristi alate za upravljanje projektima (Asana, Trello, ProofHub i slično), a što se tiče aplikacija za upravljanje resursima, 54.4% gradova koristi aplikacije za upravljanje financijama (49.1% od prije krize) te samo 24.6% (15.8% od prije krize) koristi HR aplikacije. Od ostalih aplikacija najčešće se koriste (njih ukupno  33.3%, od prije krize njih 22.8%) custom made aplikacije i razni oblici e usluga (e-Glasanje, e-Propusnica, e-Tržnica i slično).

Usluge za građane i komunikacija s građanima

Gradovi većinom (96.5%) omogućuju građanima redovne usluge, ali uglavnom nešto sporije, a kod njih 3.5% samo neke usluge su dostupne. 91.2% gradova uveli su nove ili intenzivirali postojeće alate i kanale za komunikaciju s građanima no to se ponajviše odnosi na internet stranice gradova (zasebni segment stranice posvećen pandemiji COVID – 19) i na e-mail komunikaciju.

Od ostalih kanala za komunikaciju s građanima gradovi su uveli specijalizirane kanale na društvenim mrežama (28.1%), specijalizirane kanale na platformama za grupno slanje poruka (17.5%), specifične aplikacije koje građanima ili gospodarstvu pomažu u novonastaloj situaciji (15.8%) i slanje informacija putem SMS poruka (12.3%).

Posebne aplikacije uveli su, tako, Bjelovar, Samobor, Pazin, Pula, Rijeka, Vinkovci, dok s građanima preko WhatsAppa ili Vibera komuniciraju Dubrovnik, Labin, Ozalj, Supetar, Sveta Nedjelja, Velika Gorica, Vodnjan, Vrgorac, Zaprešić. Grad Karlovac aktivirao je, pak, i posebnu platformu i Whapp/Viber grupu…

Gradovi u 89.5% slučajeva na dnevnoj bazi objavljuju nove informacije vezane uz COVID – 19 (50.9% više puta dnevno), a najčešće korišteni kanali su internet stranice (89.5%) te društvene mreže (u najvećoj mjeri Facebook – 70.2%).

Gradovima je dana i mogućnost navođenja dodatnih mjera i rješenja implementiranih u poslovanju, usmjerenih građanima i gospodarstvu, koja bi ocijenili kao inovativna u prevladavanju krize i suzbijanju epidemije, a koja nisu obuhvaćena pitanjima u anketnom upitniku. Većina odgovora odnosila se na rad stožera civilne zaštite gradova (telefonske linije za pomoć, izdavanje propusnica), pomoć gospodarstvu (paketi mjera, uspostavljanje digitalnih tržnica), pomoć građanima (dostava hrane, lijekova i drugih potrepština, platforme za streaming raznih sadržaja poput kazališnih predstava, digitalizirane knjižnice, ukidanje naplate vrtićkih usluga) te razne mjere štednje.

‘Analizom rezultata može se utvrditi da je tijekom COVID – 19 krize većina gradova svojim djelatnicima omogućila rad od kuće te da bez obzira na krizu građanima pružaju redovne usluge. No, digitalnim alatima u poslovanju koriste se uglavnom za međusobnu komunikaciju, dok specijalizirane alate za upravljanje projektima i resursima gotovo ne koriste, što u ovakvim uvjetima uvelike otežava poslovanje.

Osnovna sredstva komunikacije s građanima i dalje su službene internet stranice gradova i profili na društvenim mrežama te platforme za grupno slanje poruka. Vidljivo je, dakle, da gradovi nisu optimalno iskoristili sve opcije za digitalni rad i suradnju koje im uglavnom već jesu na raspolaganju u licenciranim paketima za uredsko poslovanje ili su pristupačni uz minimalna ulaganja. Uglavnom su se fokusirali na supstituciju komunikacije digitalnim formatima, no ne i za složenije oblike kolaboracije u izradi dokumenata, projektnom planiranju i planiranju i praćenju korištenja resursa.

Iako je pozitivna činjenica da gradovi prepoznaju potrebu za digitalizacijom poslovanja te su se odlučili za uvođenje raznih digitalnih alata, nije pohvalno što je poticaj koji je pružila kriza uzrokovana COVID – 19 virusnom bolešću uglavnom ostao u domeni “preživljavanja krize”, dakle premošćivanja situacije, bez jače digitalizacije koja bi dugoročno očvrsnula gradove za funkcioniranje u digitalnoj formi. Nadamo se da će ova kriza ipak biti podstrekom za jaču transformaciju načina poslovanja koja će u dugoročno promijenjenim uvjetima za koje vjerujemo da ostaju realitet rada biti nužna’, ističe u analizi podataka direktorica za pametnu upravu u Apsolonu Ivana Novoselec. (M.P.D.)